档案材料是学校的财富，为了进一步做好档案资料的管理工作，更好地为学校发展和教学服务，根据档案管理工作文件要求，现就有关事项通知如下：
一、归档要求：
1、各处室领导亲自抓，专人负责，要十分重视档案资料的收集、整理及保管工作，要把这项工作作为经常性的工作认真做好。每个同志都要养成随时整理，重视保存资料的习惯；
2、各部门要指定专人负责资料整理工作，定时把各方面的资料收集起来，加以整理、分类、保管并按规定的时间移交档案室；
3、归档的文件应做到书写材料优良、字迹工整，有利于长久保存；
4、归档的文件必须达到完整、准确并经过系统整理、编目；
5、档案室有责任监督、指导各处室人员做好文件的归档工作；
6、人员变动首先要把档案材料交待清楚才能办手续。
二、归档时间：
1、办理完毕的文件材料一般应在第二年6月底之前向档案室移交；
2、教务处、学生处档案归档时间按教学年度从每年9月1日到次年8月31日为一学年度，办理完毕的文件材料应在次年寒假前向档案室移交。
三、归档范围：
各部门归档的资料主要包括：
各部门共同归档材料：
1、向院领导的请示、报告及代学院向上级和有关部门的请示报告及批复件等；
2、本处室及以学院名义下发的规定、通知等；
3、年度（学期）工作计划、工作总结等；
4、处属各科（公寓管理科、维修科、水电科、图书馆、电教中心等）制定的重要规定、通知等。
教务处：
1、专、兼职教师人事档案，包括个人基本情况、工作简历及科研成果、所授课程（班级）、考试成绩、学生评议情况、来（离）校时间等；
2、学生考试注册档案；
3、毕业学生考试成绩档案，包括入学摸底考试、校考、市考、国考和自学考试的成绩、通过率等；
4、教师授课考评档案，包括校领导、督导老师听课的评语，学生评议（问卷），教务处综合评定等；
5、题库档案：包括各级各类考试的试题及答案；
6、课程安排表、年度校历表、作息时间表等。
学工部（学生处）：
1、学生学籍档案；
2、学生（分专业、班级）花名册及调整、变动的资料；
3、学生退学、休学、转学、出国及其他原因离校的资料；
4、学生受奖、惩的资料，包括奖、惩通报及调查取证材料等；奖学金、优秀学生奖的统计，包括姓名、专业、班级、金额和总金额；
5、学生考勤档案；
6、班主任工作档案，包括班主任所带班级及变动情况等
7、学生军训资料。
总务处、综合处：
1、设施、设备等固定资产的采购、安装时间、型号、价格、配置使用的部门及使用年限、维修、更换报废记录等；
2、物资、物品清单及分配、使用消耗登记；
3、合同、协议及执行情况的资料；
4、花名册及变动情况；
5、位置图、建筑面积平面图以及办公、教学、宿舍、服务等设施区划图及面积。
人事处：
1、编制和各部门的职责；
2、教职工的人事档案；
3、教职工的工资档案；
4、教职工考勤档案；
5、人员档案及考察、录用表。
院 办：
1、部门下发的会议文件及各种通知、通报及其他文件；
2、年度自评报告及各种专题请示报告及上级的批复等；
3、制定的校规校纪，下发的通知、通报等文件，各部门的请示、报告及院领导的批复件等；
4、工作、开学典礼及其他重要活动、重要会议的文件、资料（文字、照片）等。
党 办（宣传部）：
1、积极分子的档案材料，包括个人基本情况、简历、思想汇报、政审材料、入党申请书等；
2、上级党委下发的文件、通知等；
3、党员学习、组织生活及其他活动的计划和活动情况的资料（文字、照片等）。
招 办：
1、年度招生的决策、计划等；
2、招生简章、广告宣传资料；
3、广告、印刷、招生等协议。
保卫处：
1、院安全领导小组组成表；
2、学院与各部门签订的安全责任书；
3、全院的各类安全措施、安全检查总结及通报等材料；
4、全院防火预案、防火设施、器材分布配置图；
5、重要安全问题、事故、案件的调查及处理的材料等；
6、突发事件预案。
团 委：
1、团委的组成、团员花名单，学生会的组成人员名单；
2、社团组织、章程及开展活动的资料；
3、团委、学生会组织全校性各种活动的资料（文字、照片、录像等）；
4、校报。
工 会：
会员基本情况、缴纳会费清单及组织各项活动等。
就业办：
学生毕业及就业跟踪调查情况。
网络办：
1、学院、团委、学生会组织的全校性活动的照片；
2、各种形式的座谈会及大型会议稿件的收集及网评。
四、归档手续：填写归档文件移交清单。
移交清单（移交目录）是文件归档和接收的凭证，由各处室归档时填制一式两份，归档时双方按清单核查清楚后双方签字各留一份，以备查考。
档案室
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